Många företag använder idag komplexa Excel dokument för att hantera budget och prognos. Ett av dessa företag var Urbaser som insåg att manuellt arbete var tidsödande och bidrog till risker vid manuell summering. I sitt försök att effektivisera arbetet fick de stöd av Binovis tjänst Cumulus BI som skapade förutsättningar för enklare processer gällande budget- och prognosarbete.

– Cumulus BI fungerar mycket bra för oss. Alla avdelningar har egna inloggning så de kan lägga in information själva. Sedan kan jag på ett enkelt sätt följa i realtid och se hur det summeras, berättar Anders Rees, Ekonomichef på Urbaser.

Idag använder 20 anställda på Urbaser Cumulus BI. Tjänsten har bidragit till lättare hantering av data och underlättat för företagets anställda.

– Alla anställda uppskattade produkten. Det var enklare än att jobba med Excel-filer som vi skickade fram och tillbaka. Man behöver inte hålla på med olika versioner. Man behöver inte längre skicka Excel filer fram och tillbaka och försöka summera 20 olika Excel dokument. Systemet löser detta, berättar Anders Rees.

Lätt att anpassa
Binovi har utvecklat tjänsten Cumulus BI som hjälper till att effektivisera budget, prognos, rapportering och uppföljning. Tjänsten är helt webbaserad och kräver inga installationer. Tjänsten går enkelt att anpassa efter olika verksamheter, något som uppskattas mycket av Urbaser.

– Vi fick mycket support så det var smidigt. De har hjälpt till att anpassa tjänsten efter våra behov och krav. Och de är väldigt hjälpsamma och hjälper till med kort varsel. Det kan till och med vara en helt ny utveckling som de löser på samma dag, berättar Anders Rees.

Följa i realtid
För Urbaser fanns det stora utmaningar med att använda sig av Excel som primärt verktyg för budget och prognos.

– Med Excel fick vi jobba med olika versioner lokalt och sedan maila över och summera ett stort antal Excel dokument. Man kunde inte alls följa i realtid. Om jag hade en deadline om 3 veckor så var alla tvungna att skicka in sina dokument. Nu kan jag istället löpande i realtid följa vem som gjort vad, istället för att jag får en överraskning 3 veckor senare, förklarar Anders Rees.

Flexibel lösning
Företaget har använt tjänsten i drygt tre år och är för närvarande i processen att utöka användningen inför nästkommande år. Urbaser valde Cumulus BI som verktyg baserat på tjänstens flexibilitet och enkla användning. Anders Rees berättar vidare hur Cumulus BI har sparat företaget mycket tid och gjort att kvaliteten på budget har höjts avsevärt.

– Vi är väldigt nöjda. Det var bättre än förväntat. Om jag visste att det var så här bra hade jag prioriterat att införa det ännu tidigare än vi gjorde, avslutar Anders Rees.